Buchhaltungssoftware und Steuerberater: DATEV, Export und Zusammenarbeit

Wenn Sie einen Steuerberater haben, sollten Sie die Software nicht allein auswählen. In Deutschland arbeiten viele Kanzleien mit dem System des Genossenschaftsunternehmens DATEV, und der Austausch von Buchungsdaten läuft häufig über dessen Formate und Schnittstellen. Das heißt nicht, dass Sie selbst DATEV-Produkte nutzen müssen. Es bedeutet aber, dass Ihre Software einen passenden Export oder eine Anbindung haben sollte, sonst fällt Zusatzaufwand an, den die Kanzlei in Rechnung stellt. Dieser Leitfaden erklärt die Möglichkeiten und die Fragen, die Sie vorab stellen sollten.

Die drei gängigen Konstellationen

Modell	Wer macht was	Typisch für	Software-Anforderung
Kanzlei bucht alles	Sie reichen Belege ein, die Kanzlei erfasst, bucht und erstellt Auswertungen	Betriebe mit wenig Zeit für Buchhaltung	Digitale Belegübergabe, Mandantenzugang
Vorerfassung durch Sie	Sie erfassen Belege und Bankdaten, die Kanzlei prüft, kontiert und schließt ab	Selbstständige und kleine GmbH mit Interesse an Zahlen	Export in kanzleiübliche Formate, Rollenrechte
Selbst buchen	Sie führen die Buchhaltung, die Kanzlei erstellt Abschluss und Steuererklärungen	Erfahrene Unternehmer mit Buchhaltungskenntnis	Vollständige Buchhaltungsfunktionen, saubere Exportdaten

Was ein DATEV-Export ist

Ein Export im DATEV-Format ist eine standardisierte Datei, in der Buchungssätze, Konten und gegebenenfalls Belegverknüpfungen zusammengefasst sind. Die Kanzlei liest diese Datei in ihr System ein und muss Buchungen nicht neu erfassen. Viele Buchhaltungsprogramme bieten diese Funktion an, manchmal als Standardleistung, manchmal in höheren Tarifen. Fragen Sie ausdrücklich, welche Version des Formats unterstützt wird, ob Belegbilder mitgeliefert werden und ob Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 sauber zugeordnet werden. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Kanzlei mit Online-Anbindungen arbeitet, bei denen Belege und Buchungsdaten digital ausgetauscht werden.

Fragen an Ihre Steuerberatung

Bringen Sie diese Fragen zum Gespräch mit:

Welche Softwarelösungen und Formate bevorzugt die Kanzlei?
Wie viele Nutzer oder Zugänge sind für die Kanzlei nötig, und wer trägt die Kosten?
Wie werden Belege übergeben: Upload, Foto-App, Schnittstelle?
Wer erstellt die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Wie läuft der Jahresabschluss und welche Zusatzleistungen fallen an?
Wie ist die Honorarstruktur, und ändert sie sich, wenn Sie digital vorarbeiten?
Welche Fristen gelten für die Belegübergabe?

Kosten und Honorar

Das Honorar von Steuerberatern richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung, wobei Gebühren für laufende Buchführung und Abschluss üblicherweise anhand von Gegenstandswerten und Tabellen berechnet werden, oder auf Basis individueller Vereinbarungen. Die konkrete Höhe ist Verhandlungssache. Rechenbeispiel (illustrativ): Wenn die Kanzlei für die laufende Buchführung einen Betrag je Monat verlangt und digitale, gut vorbereitete Daten den Aufwand verringern, könnte sich der Pauschalpreis anpassen lassen. Ein angenommenes Beispiel: Die Kanzlei schätzt 4 Stunden für manuelle Belegerfassung pro Monat. Bei digitaler Vorerfassung sinkt der Aufwand auf 2 Stunden. Bei einem angenommenen Stundensatz von 90 Euro wären das 180 Euro pro Monat oder 2.160 Euro im Jahr Unterschied. Solche Zahlen sind nur Beispiele; verbindliche Aussagen gibt Ihre Kanzlei. Die Wirkung auf Ihre Gesamtkosten können Sie mit dem Buchhaltungskosten-Rechner simulieren.

Zugriff der Kanzlei und Datenschutz

Gibt die Software der Kanzlei Zugriff, brauchen Sie klare Rollen: Die Kanzlei sieht in der Regel Buchungen und Belege, aber nicht notwendigerweise alle Unternehmensdaten. Prüfen Sie, ob die Rechte feinstufig einstellbar sind. Da die Kanzlei personenbezogene Daten verarbeitet, bestehen eigene datenschutzrechtliche Pflichten. Klären Sie, ob und welche Vereinbarungen nötig sind, in der Praxis wird die Zusammenarbeit häufig über den Steuerberatungsvertrag und die Berufspflichten geregelt. Fragen Sie dazu Ihre Kanzlei.

Typische Konflikte und wie Sie sie vermeiden

Doppelte Belegerfassung: Sie erfassen digital, die Kanzlei tippt trotzdem ab. Klären Sie vorher, welche Daten übernommen werden.
Unterschiedliche Kontenrahmen: Ein abweichender Kontenrahmen führt zu Nacharbeit.
Fehlende Festschreibung: Wenn Sie nach der Übergabe Buchungen ändern, entstehen Differenzen zu den Voranmeldungen.
Unklare Fristen: Die Kanzlei benötigt Belege rechtzeitig vor Voranmeldung und Abschluss.
Abo-Kosten für Zugänge: Prüfen Sie, ob die Kanzlei einen kostenpflichtigen Zugang benötigt.

Wenn Sie keine Kanzlei haben

Einzelunternehmer ohne Steuerberatung können Buchhaltung und Steuererklärung selbst erledigen. Wählen Sie dann eine Software mit direkter Übermittlung an ELSTER und mit verständlichen Auswertungen. Auch hier lohnt sich ein einmaliges Gespräch zur Einordnung von Gewinnermittlung, Umsatzsteuer und Abschreibungen. Bei GmbH und UG ist eine Betreuung im Regelfall dringend zu empfehlen.

Kanzleiwechsel oder Softwarewechsel

Wechseln Sie die Kanzlei, brauchen Sie die Daten in einem Format, das der neue Berater übernehmen kann. Auch deshalb ist ein vollständiger Export wichtig. Informationen zum Ablauf finden Sie im Leitfaden Buchhaltungssoftware wechseln.

Wann Sie professionelle Hilfe unbedingt brauchen

Bei Gründung, Rechtsformwechsel, Betriebsprüfung, Umsatzsteuer im Auslandsgeschäft oder Verlusten sollten Sie Steuerberatung einbeziehen. Die Software ersetzt diese Beratung nicht.

Ein Übergabeprozess, der funktioniert

Damit die Zusammenarbeit reibungslos läuft, sollten Sie mit der Kanzlei einen festen Monatsrhythmus vereinbaren. Ein Beispiel: Bis zum 5. eines Monats sind alle Belege des Vormonats hochgeladen und die Bankumsätze zugeordnet. Bis zum 8. prüft die Kanzlei Auffälligkeiten und meldet offene Fragen zurück. Bis zum 10. des Folgemonats, beziehungsweise zum Ende der verlängerten Frist, wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben. Vereinbaren Sie außerdem eine Liste der Belegarten, die immer im Original oder in bestimmter Qualität benötigt werden, etwa Verträge, Bewirtungsbelege oder Reisekostenabrechnungen. Halten Sie schriftlich fest, wer Mahnungen bearbeitet und wer Fragen des Finanzamts beantwortet. Solche Absprachen verhindern, dass einzelne Aufgaben zwischen Mandant und Kanzlei liegen bleiben.

Häufige Fragen

Muss ich DATEV-Software kaufen, wenn mein Steuerberater DATEV nutzt?

Nein. Sie brauchen nur eine Lösung, die Daten in einem von der Kanzlei lesbaren Format liefert.

Kann ich den Steuerberater für die Software bezahlen lassen?

Manche Kanzleien stellen Software bereit und rechnen sie in ihrem Honorar ab. Klären Sie dies vertraglich.

Ist ein Export für jede Software verfügbar?

Nein. Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob und in welchem Tarif er enthalten ist.

Quellen

Bundessteuerberaterkammer — Informationen zum Berufsrecht und zur Vergütung von Steuerberatern
DATEV eG — Informationen des Genossenschaftsunternehmens zu Formaten und Schnittstellen
Bundesfinanzministerium — GoBD und steuerliche Vorgaben