E-Rechnung Pflicht: Fristen, Formate und Anforderungen an die Software

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt: Bis Ende 2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDF verwenden, bis Ende 2027 gilt eine Übergangsregel für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle. Maßgeblich ist das Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Damit ist E-Rechnung kein Zukunftsthema mehr: Wer heute Software auswählt, sollte sie berücksichtigen.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein. Ein einfaches PDF oder eine eingescannte Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Solche Rechnungen gelten als „sonstige Rechnungen“.

Die wichtigsten Formate

Format	Aufbau	Besonderheit
XRechnung	Reine XML-Datei, ohne Bildanteil	Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, auch im B2B nutzbar
ZUGFeRD	PDF mit eingebettetem XML (hybrid), ab Version 2.0.1 mit passenden Profilen	Menschenlesbar und maschinenlesbar zugleich
Factur-X	Französisch-deutsches Pendant zu ZUGFeRD	Technisch weitgehend identisch
Weitere EN-16931-konforme Formate	Je nach Standard	Müssen den Anforderungen entsprechen

Welche ZUGFeRD-Profile zulässig sind, regelt das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben zur E-Rechnung; einfache Profile ohne ausreichende Daten genügen nicht. Prüfen Sie die aktuelle Fassung auf bundesfinanzministerium.de.

Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025: Empfang. Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Eine Mailadresse kann genügen, wenn sie Rechnungen im Format empfangen kann.
Bis 31. Dezember 2026: Weiterhin dürfen Papierrechnungen ausgestellt werden; sonstige elektronische Rechnungen, etwa ein einfaches PDF per E-Mail, setzen weiterhin die Zustimmung des Empfängers voraus.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiter Papier und sonstige elektronische Rechnungen ausstellen; außerdem sind nach Regelungen zum EDI-Verfahren bestimmte Verfahren zulässig.
Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen ausstellen.

Als Stand Oktober 2026 befinden wir uns also in der ersten Übergangsfrist: Die Ausstellung ist noch frei, der Empfang aber Pflicht.

Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Fahrausweise
Rechnungen an Privatpersonen (B2C), die nicht zur Pflicht gehören
Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können
Steuerfreie Umsätze nach bestimmten Vorschriften und Leistungen an Empfänger im Ausland, die nicht im Inland ansässig sind

Die Details sind im Gesetz und im BMF-Schreiben geregelt. Im Zweifel fragen Sie Ihre Beratung.

Was Ihre Software können sollte

Funktion	Bedeutung
Empfang und Anzeige	XML-Daten lesbar darstellen, damit Sie die Rechnung prüfen können
Validierung	Prüfung auf Formatfehler und Pflichtangaben
Archivierung im Originalformat	Die E-Rechnung in ihrer Originaldatei aufbewahren
Erstellung	XRechnung oder ZUGFeRD mit Pflichtangaben erzeugen
Versand	Übermittlung per E-Mail oder Plattform
Weiterverarbeitung	Daten automatisch in Buchungen und offene Posten übernehmen

Aufbewahrung der E-Rechnung

Die Originaldatei ist die steuerlich maßgebliche Rechnung. Ein reiner Ausdruck oder ein Umwandlung in PDF genügt nicht. Sie müssen die Rechnung während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 in der Regel eine Frist von acht Jahren. Das Archiv muss also E-Rechnungsdateien im Originalformat enthalten. Wichtig ist auch die Verknüpfung mit der Buchung.

Rechenbeispiel: Pflichtangaben

Eine E-Rechnung enthält die Pflichtangaben des § 14 Absatz 4 UStG als strukturierte Felder, zum Beispiel Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Beispiel (illustrativ): Nettobetrag 2.000,00 Euro, Steuersatz 19 Prozent, Steuerbetrag 380,00 Euro, Bruttobetrag 2.380,00 Euro. Die Software prüft, ob Summen stimmen; weichen sie ab, sollte sie eine Warnung zeigen, damit Sie den Lieferanten kontaktieren können. Bei Rundungsunterschieden in Positionssummen ist die Prüflogik wichtig, und eine fehlerhafte Rechnung ist zu korrigieren.

Praktische Schritte zur Umsetzung

Richten Sie eine Mailadresse oder einen Eingangsweg für E-Rechnungen ein.
Prüfen Sie, ob Ihre Software E-Rechnungen lesen und archivieren kann.
Planen Sie die Ausstellung bis 2028 und testen Sie Vorlagen mit Ihren Kunden.
Aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation.
Besprechen Sie mit der Kanzlei, wie E-Rechnungen übergeben werden.
Prüfen Sie Leitweg-ID oder weitere Pflichtangaben bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Häufige Fehler

PDF-Rechnungen als E-Rechnung ansehen
Nur die Anzeige-Version aufbewahren und die XML-Datei löschen
Auf eine Software ohne Update-Zusage setzen
Die Frist 2028 aufschieben und dann unter Zeitdruck umstellen
E-Rechnungen im allgemeinen Mailpostfach liegen lassen

Wann Beratung sinnvoll ist

Bei Auslandsgeschäften, Plattformumsätzen, Sonderfällen wie Gutschriften oder Anzahlungen und bei der Frage, ob Ihre Umsätze von der Pflicht ausgenommen sind, sollten Sie sich beraten lassen. Auch die Entscheidung, ob Sie ein EDI-Verfahren nutzen können, gehört in fachkundige Hände.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Wer an Bund, Länder oder Kommunen liefert, kennt die E-Rechnung bereits: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes besteht schon seit 2020 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, in den Ländern gelten eigene Vorschriften. Üblich ist das Format XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID als Routingangabe, die Sie vom Auftraggeber erhalten. Die Übermittlung erfolgt meist über zentrale Rechnungseingangsplattformen. Wenn Ihre Software diese Anforderungen bereits abdeckt, ist die allgemeine B2B-Pflicht für Sie ein kleiner Schritt. Prüfen Sie dennoch, welche Landesregelung für Ihren Auftraggeber gilt, und lassen Sie sich die Pflichtangaben vorab bestätigen.

Häufige Fragen

Muss ich schon heute E-Rechnungen ausstellen?

Nein, bis Ende 2026 sind weiterhin Papier- und sonstige Rechnungen erlaubt. Empfangen müssen Sie jedoch bereits können.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Der Empfang ja. Die Ausstellungspflicht trifft Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht.

Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang?

Technisch kann das genügen, wenn Rechnungen im Originalformat ankommen und archiviert werden. Eine Software erleichtert Prüfung und Archivierung.

Quellen

Bundesfinanzministerium — BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
Koordinierungsstelle für IT-Standards — Informationen zum Standard XRechnung
Forum elektronische Rechnung Deutschland — Informationen zu ZUGFeRD